คณะกรรมการพัฒนาองค์กรแห่งการเรียนรู้และการจัดการความรู้ จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ชุมชนนักปฏิบัติ กลุ่ม NS Smart Office ครั้งที่ 7/2558 ซึ่งเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของงานคลังและพัสดุ เรื่อง การจัดหาพัสดุ เมื่อวันพุธที่ 29 เมษายน 2558 เวลา 12.00-13.00 น. ณ ห้อง 501 ชั้น 5 คณะพยาบาลศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล โดยมีผู้ช่วยศาสตราจารย์วชิรา วรรณสถิตย์ ผู้ช่วยคณบดีฝ่ายงบประมาณและการคลัง และหัวหน้างานคลังและพัสดุ เป็นวิทยากร ซึ่งสามารถสรุปประเด็นต่างๆ ที่น่าสนใจได้ดังนี้
วิทยากรกล่าวถึงระเบียบข้อบังคับการจัดหาพัสดุของคณะพยาบาลศาสตร์ ที่เป็นส่วนหนึ่งของมหาวิทยาลัยมหิดล คณะจึงใช้ระเบียบและข้อบังคับของมหาวิทยาลัยดังนี้
- ข้อบังคับมหาวิทยาลัยมหิดล ว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2551
- ข้อบังคับมหาวิทยาลัยมหิดล ว่าด้วยการพัสดุ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2551
- ประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล เรื่องหลักเกณฑ์ วิธีปฏิบัติ อัตรา วงเงิน และการดำเนินการตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยมหิดล ว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2551
ข้อบังคับมหาวิทยาลัยมหิดล ว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2551
- ข้อ 3 ข้อบังคับนี้ ให้ใช้บังคับทุกส่วนงานของมหาวิทยาลัยมหิดล เว้นแต่สภามหาวิทยาลัยจะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น
- “พัสดุ” หมายถึง วัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดิน สิ่งก่อสร้าง การบริการ การจ้างที่ปรึกษา
การจัดหาพัสดุ ตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยมหิดล ว่าด้วยการพัสดุ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2551 มี 4 วิธี
- วิธีตกลงราคา : การจัดหาที่มีราคาไม่เกิน 300,000 บาท
- วิธีประกวดราคา : การจัดหาที่มีราคาเกิน 300,000 บาท
- วิธีคัดเลือก : การจัดหาที่มีราคาเกิน 300,000 บาท
- วิธีพิเศษ : การจัดหาที่มีราคาเกิน 2,000,000 บาท
การจัดหาพัสดุ วิธีตกลงราคา
- การจัดหาพัสดุ (ของที่มีราคาต่ำกว่า 5,000 บาท)
- การจัดหาพัสดุ ที่มีวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท
- การจัดหาพัสดุ ที่มีวงเงินเกิน 100,000 บาท แต่ไม่เกิน 300,000 บาท
การจัดหาพัสดุ วิธีประกวดราคา
- การจัดหาพัสดุ ที่มีวงเงินเกิน 300,000 บาท
- ถ้าวงเงินเกิน 2,000,000 บาท ใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์
* ปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์
การจัดหาพัสดุ วิธีคัดเลือก
- การจัดหาพัสดุ ที่มีวงเงินเกิน 300,000 บาท และมีข้อบ่งชี้
การจัดหาพัสดุ วิธีพิเศษ
- การจัดหาพัสดุ ที่มีวงเงินเกิน 2,000,000 บาท และมีข้อบ่งชี้
หน่วยงานประสงค์จะจัดหาพัสดุ เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานหรือกิจกรรม หน่วยงานทำอย่างไร
หน่วยงานส่วนใหญ่ จะทำหนังสือเสนอผู้บริหารขออนุมัติหลักการในการจัดหาพัสดุ โดย
- ไม่กำหนดรูปแบบ/รายละเอียดคุณลักษณะ/TOR หรือ
- กำหนดแต่ไม่ชัดเจนและไม่กำหนดวงเงิน หรือกำหนดเวลาใช้งาน ทำให้ไม่สามารถดำเนินการจัดหาได้ตรงตามวัตถุประสงค์
ข้อมูลที่ควรปรากฏในหนังสือขออนุมัติหลักการ
- เหตุผลและความจำเป็น
- ชื่อรายการพัสดุ วงเงิน ที่ประสงค์ให้จัดหา
- แหล่งเงินที่ใช้ในการจัดหา
- กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุ
- รายชื่อคณะกรรมการที่เกี่ยวข้อง
- ลายมือชื่อผู้เสนอขออนุมัติหลักการ หัวหน้าหน่วยกำกับ และลายมือชื่อผู้อนุมัติ
เอกสารแนบท้ายหนังสือขออนุมัติหลักการ
- รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ: spec (กรณีเป็นการจัดหาครุภัณฑ์)
- ขอบเขตของงาน (กรณีเป็นการจ้างบริการต่างๆ)
- แบบรูป รายละเอียด (กรณีเป็นงานจ้างปรับปรุงหรือก่อสร้าง)
กรณีที่ต้องจัดทำ TOR (Terms of Reference) ตามหัวข้อที่กรมบัญชีกลางกำหนด เป็นการดำเนินการจัดหาที่มีวงเงิน ตั้งแต่ 2 ล้านบาทขึ้นไป
องค์ประกอบของการกำหนด TOR
- ความเป็นมา
- วัตถุประสงค์
- คุณสมบัติของผู้เสนอราคา
- รูปแบบรายการ หรือคุณลักษณะเฉพาะ
- ระยะเวลาดำเนินการ
- ระยะเวลาส่งมอบของหรืองาน
- วงเงินในการจัดหา
การจัดหาพัสดุ (วัสดุราคาต่อหน่วยต่ำกว่า 5,000 บาท)
- กรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม “ใบเบิกพัสดุ” โดยระบุรายละเอียดวัสดุที่ต้องการเบิกให้ละเอียดชัดเจน และพิจารณาปริมาณตามความจำเป็น ลงชื่อหัวหน้างาน ผ่านรอง/ผู้ช่วยคณบดีในกำกับ
- ส่งใบเบิกพัสดุไปที่งานพัสดุ
- รับพัสดุที่งานพัสดุ โดยต้องตรวจนับจำนวนรายการให้ถูกต้องก่อนลงนามรับ
การจัดหาพัสดุครุภัณฑ์
- ภาควิชา/หน่วยงาน
- กำหนด Spec. ของพัสดุที่ต้องการ
- ทำบันทึกขออนุมัติในหลักการ โดยระบุเหตุผลและความจำเป็นที่ต้องใช้ รายการพัสดุ วงเงิน กำหนดเวลาการใช้พัสดุ และรายชื่อผู้ตรวจรับพัสดุ เสนอผู้มีอำนาจลงนาม
- ส่งบันทึกที่ได้รับอนุมัติในหลักการ พร้อมแนบ รายละเอียดรูปแบบและรายละเอียด (spec) และใบเสนอราคา
การจัดหาพัสดุ ที่มีวงเงินตั้งแต่ 2,000,000 บาท โดยวิธี e-Auction)
- ภาควิชา/หน่วยงาน
- กำหนด Spec. ของพัสดุที่ต้องการ (ขอบเขตของงาน: TOR) โดยคณะกรรมการร่างขอบเขตของงาน
- ทำรายงานผลการจัดทำร่าง TOR เสนอผู้มีอำนาจลงนาม
- ทำบันทึกขออนุมัติในหลักการ โดยระบุเหตุผลและความจำเป็นที่ต้องใช้ รายการพัสดุ วงเงิน กำหนดเวลาการใช้พัสดุ และรายชื่อผู้ตรวจรับพัสดุ เสนอผู้มีอำนาจลงนาม
การตรวจรับพัสดุ
- การจัดหาที่มีวงเงินไม่เกิน 30,000 บาท ให้แต่งตั้งเจ้าหน้าที่คนหนึ่งซึ่งไม่ใช่ผู้ดำเนินการจัดหา เป็นผู้ตรวจรับพัสดุ
- การจัดหาที่มีวงเงินเกิน 30,000 บาท ให้แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ (3 คน) เป็นผู้ตรวจรับพัสดุ
ประเด็นแลกเปลี่ยน
- หน่วยงานประสงค์จะจัดหาพัสดุ เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานหรือกิจกรรม หน่วยงานทำอย่างไร
ตอบ ถ้าเป็นพัสดุที่มีลักษณะพิเศษให้หน่วยงานขออนุมัติหลักการ ระบุวงเงิน และกำหนด Spec เพื่อความถูกต้องในการจัดหาพัสดุนั้นๆ แต่ถ้าไม่มีการกระบุ Spec งานคลังและพัสดุจะจัดหาพัสดุตาม Spec ที่ใช้อยู่ทั่วไป ทั้งนี้ในการจัดหาพัสดุ ขอให้หน่วยงานกำหนดเวลาการใช้พัสดุ จะทำให้การจัดหาได้ตรงตามเวลาที่หน่วยงานต้องการใช้งานอีกด้วย