งานพัฒนาคุณภาพและบริหารความเสี่ยง จัดประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่องการบันทึกข้อมูลตามแบบบันทึกข้อมูลในระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร มหาวิทยาลัยมหิดล และระบบสารสนเทศเพื่อการบริการทั่วไป MUMIS/MUGSS เพื่อชี้แจงให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบ MUMIS/MUGSS ได้ทำความเข้าใจแต่ละ ในวันอังคารที่ 18 ธันวาคม 2555 เวลา 9.00-12.00 น. ณ ห้อง 508 ชั้น 5 คณะพยาบาลศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล โดยเรียนเชิญ ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดรวรวรรณ วาณิชย์เจริญชัย มาเป็นวิทยากรและร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้
ซึ่งสรุปประเด็นต่างๆ ได้ดังนี้
งานทรัพยากรบุคคล
การบันทึกข้อมูล
1.การนำเข้าข้อมูลสามารถ ไฟล์ข้อมูล (Excel) ขึ้นระบบ โดยใช้ชื่อเดิมของไฟล์ที่บันทึกไว้ในครั้งแรก
2.การบันทึกข้อมูลบุคลากรใหม่ ต้องใส่ข้อมูลให้ครบถ้วน โดยเฉพาะเลขบัตรประจำตัวประชาชน ซึ่งจะเป็นข้อมูลหลักในการตรวจสอบ แล้วจึง Upload ข้อมูลเข้าในระบบ
3.การแก้ไขข้อมูลบุคลากรเก่า ให้ใส่เฉพาะเลขบัตรประจำตัวประชาชนของบุคลากรและข้อมูลที่ต้องการแก้ไข โดยสามารถดูรายละเอียดรหัสของข้อมูลได้ในส่วน Description
ปัญหา/อุปสรรค
1.ข้อมูลเดิมในส่วน คำนำหน้า ชื่อ และนามสกุล อยู่ในคอลัมน์เดียวกัน ทำให้ไม่สามารถ ข้อมูลเข้าในระบบได้ สามารถแก้ไขโดยการใช้คำสั่งใน Excel แยกข้อมูลทั้ง 3 ส่วนออกจากกันให้เป็น 3 คอลัมน์ก่อนแล้วจึง Upload ข้อมูลเข้าในระบบ
ข้อเสนอแนะ/แนวทางแก้ไข
1.ให้ตรวจสอบข้อมูลบุคลากรทั้งหมดอีกครั้ง
2.ให้แจ้งข้อมูลการเลื่อนตำแหน่งของอาจารย์ เวียนให้ทุกภาควิชาและทุกหน่วยงานทราบ
งานบริการการศึกษา
การบันทึกข้อมูล
1.หลักสูตรที่ใช้งานอยู่ในขณะนี้คือลำดับที่ 9 ส่วนลำดับอื่นๆ เป็นข้อมูลเก่าที่ระบบไม่สามารถลบออกได้แต่ได้ดำเนินการเปลี่ยนสถานะให้เป็น ยุบ" หมายถึง ปิด หรือไม่ใช้แล้ว และจะไม่มีข้อมูลแสดงในหน้าแรก
2.มหาวิทยาลัยจะเป็นผู้นำเข้าข้อมูลนักศึกษา ดังนั้นในหน้าข้อมูลนำเข้าจึงไม่พบข้อมูลนักศึกษา แต่ข้อมูลทั้งหมดจะไปอยู่ในหน้าข้อมูลนักศึกษา
3.การแก้ไขข้อมูลทำโดย Download ไฟล์ข้อมูล Excel จากในระบบแล้วใช้รหัสประจำตัวนักศึกษาเป็นหลักในการค้นหาข้อมูลนักศึกษาที่ต้องการแก้ไข เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อย Save แล้วจึง Upload ขึ้นในระบบ ข้อมูลของนักศึกษาที่ถูกแก้ไขก็จะเข้าไปอยู่ในระบบ
4.การนำเข้าข้อมูลนักศึกษาลงทะเบียน ณ ขณะนี้มหาวิทยาลัยเป็นผู้รับผิดชอบ แต่เมื่อเปิดระบบอย่างเป็นทางการแล้ว อาจต้องรอฟังความเห็นจากมหาวิทยาลัยอีกครั้งหนึ่ง
ปัญหา/อุปสรรค
1.บางหลักสูตรมีซื่อซ้ำกัน บางหลักสูตรเข้าไปดูแล้วไม่พบข้อมูลนักศึกษา
คำถาม
1.สอบถามมหาวิทยาลัยเกี่ยวกับระบบ KPI Online
2.สอบถามมหาวิทยาลัยเกี่ยวกับความถี่ในการ Update ข้อมูล
3.สอบถามมหาวิทยาลัยเกี่ยวกับการนำเข้าข้อมูลนักศึกษา และข้อมูลหลักสูตรของระดับบัณฑิตวิทยาลัย
งานส่งเสริมและพัฒนางานวิจัย
มหาวิทยาลัยยังไม่เปิดให้เข้าใช้ระบบ
ศิษย์เก่าและรางวัล
การบันทึกข้อมูล
1.บันทึกข้อมูลนักศึกษาที่ได้รับรางวัล
ปัญหา/อุปสรรค
1.ไม่ทราบข้อมูล และข้อมูลไม่ Update
ข้อเสนอแนะ/แนวทางแก้ไข
1.ผู้ที่ได้รับรางวัลไม่แจ้งข้อมูลจึงไม่สามารถ Update ข้อมูลเข้าในระบบได้ ขอฝากให้งานสารบรรณ สำเนาแจ้งข้อมูลให้งานพัฒนานักศึกษา งานการศึกษา และงานประชาสัมพันธ์ ทราบเพื่อดำเนินการต่อไป
งานบริการวิชาการ
การบันทึกข้อมูล
1.บันทึกข้อมูลเป็น Record
2.กรณีที่ต้องแนบรายชื่อสามารถ เป็นไฟล์ Excel ได้
ข้อเสนอแนะ/แนวทางแก้ไข
1.นวัตกรรมผลงานอื่นๆ ให้แต่ละภาควิชาช่วย Key ข้อมูล ตำรา หนังสือ สิ่งประดิษฐ์ สำหรับเอกสารประกอบการสอนสามารถขอได้ที่ฝ่ายการศึกษา ส่วน ติดต่อขอข้อมูลที่ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ
คำสั่งต่างๆ
การบันทึกข้อมูล
1.ให้ฝ่ายสารบรรณและภาควิชา เริ่มเข้าไป Key ข้อมูล เมื่อพบปัญหาจะได้รีบหาแนวทางแก้ไข
กิจกรรมการประชุมในรอบปี
การบันทึกข้อมูล
1.กิจกรรมที่ภาควิชาจัด ให้ภาควิชา Key ข้อมูล กิจกรรมที่ส่วนกลางจัด ให้คุณวันเพ็ญ ลอยถาดทอง Key ข้อมูล วันที่จัดกิจกรรม ชื่อกิจกรรม รายละเอียดของกิจกรรม และผู้เข้าร่วมกิจกรรม
2.การประชุมที่ภาควิชาจัดให้ภาควิชา Key ข้อมูล การประชุมที่ส่วนกลางจัดให้งานสารบรรณ Key ข้อมูล วันที่จัดประชุม ชื่อการประชุม รายละเอียดของการประชุม และผู้เข้าร่วมประชุม แผนงานโครงการ
ปัญหา/อุปสรรค
1.บาง Field พิมพ์ตัวอักษรได้น้อย
ข้อเสนอแนะ/แนวทางแก้ไข
1.ให้ตรวจสอบว่า Field ใดที่จำเป็นต้องเพิ่มจำนวนตัวอักษร แล้วแจ้งฝ่าย IT ให้ช่วยดำเนินการขยาย Field
2.หากพบปัญหาอื่นๆ ให้แจ้งที่คุณดารานิตย์ กิ่งวัน ช่วยประสานงานกับฝ่าย IT
ข้อเสนอแนะอื่นๆ
1.ในกรณีที่ผู้จัดกิจกรรมไม่ใช่ผู้รับผิดชอบในการ Key ข้อมูลเข้าในระบบ ขอให้ผู้จัดกิจกรรมช่วยส่งต่อข้อมูลให้กับผู้รับผิดชอบเพื่อดำเนินการ Key ข้อมูลเข้าในระบบ
2.งานพัฒนาคุณภาพและบริหารความเสี่ยง ส่งแบบฟอร์มการกรอกข้อมูลให้ทุกหน่วยงานแล้ว ขอให้ผู้รับผิดชอบช่วยกรอกข้อมูล เฉพาะส่วนที่ไม่ผ่านระบบ แล้วส่งกลับมาที่งานพัฒนาคุณภาพและบริหารความเสี่ยง
ท้ายการประชุม วิทยากรฝากผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่าน ทดลองเข้าไปใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริการทั่วไป MUMIS/MUGSS ในส่วนที่รับผิดชอบ หากพบปัญหาในการ Key ข้อมูลสามารถแจ้งได้ที่คุณดารานิตย์ กิ่งวัน
งานพัฒนาคุณภาพและบริหารความเสี่ยง สำหรับการประชุมครั้งในต่อไปขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่านนำข้อดี ข้อเสีย ปัญหาอุปสรรคที่พบ พร้อมทั้งคำถามและแนวทางแก้ไข มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อการพัฒนาต่อไป