นางสาวพรชนก เวสา วิทยากรกล่าวแนะนำรุ่นและลักษณะทั่วไปของเครื่องถ่ายเอกสารที่ทุกหน่วยงานใช้อยู่ในปัจจุบัน แนะนำคู่มือการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร และแนะนำว่าเครื่องถ่ายเอกสารนี้สามารถสแกนเอกสารแล้วยัง Save ข้อมูลลงใน USB flash drive ได้อีกด้วย โดยการสแกนเอกสารมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
- ใส่รหัสเพื่อเข้าสู่หน้าจอหลัก
- นำ USB flash drive มาเชื่อมต่อที่ช่อง USB ด้านข้างจอ (ตามภาพ)
- กดปุ่ม Yes เพื่อเข้าสู่หน้าจอต่อไป
- หน้าจอจะแสดงข้อมูลที่อยู่ใน USB flash drive ที่นำมาเชื่อมต่อ จากนั้นให้กดปุ่ม Store File เพื่อกำหนดคุณสมบัติไฟล์ที่จะสแกน
- เลือกคุณสมบัติเบื้องต้น
- คุณสมบัติเกี่ยวกับสีของเอกสาร
- คุณสมบัติความคมชัดของเอกสาร
- คุณสมบัติความเข้มของเอกสาร
- สแกนแบบ 1 หน้า หรือ 2 หน้า (หน้า-หลัง)
- รูปแบบของกระดาษในการสแกน
- สแกนแบบแนวตั้งหรือแนวนอน
- ลักษณะในการสแกน รูปภาพหรือตัวอักษร
- เลือกคุณสมบัติที่ต้องการเสร็จเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม Start เครื่องทำการสแกนเอกสาร
- เมื่อเครื่องสแกนเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม Back to List กลับไปยังหน้าจอแสดงข้อมูล USB flash drive ข้อมูลล่าสุดคือไฟล์ที่สแกนเสร็จเรียบร้อยแล้ว (ให้สังเกตุจากวันที่ที่ทำการสแกน)
- เมื่อสแกนเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม Remove Memory จากนั้นกดปุ่ม Yes แล้วนำ USB flash drive ออกจากเครื่อง
- กดปุ่ม Copy เพื่อกลับสู่หน้าจอหลัก
จากนั้น วิทยากรยังแนะนำคุณสมบัติและเทคนิคในการใช้เครื่อถ่ายเอกสารอื่นๆที่น่าสนใจ เพิ่มเติมดังนี้
- การใช้กระดาษ Recycle ในการถ่ายเอกสาร
แบบที่ 1 วางต้นฉบับถาดบน และวางต้นฉบับแบบเปิดฝา ใช้ถาดที่1/ถาดที่2 คว่ำด้านที่มีตัวหนังสือลง
แบบที่ 2 วางต้นฉบับถาดบน และวางต้นฉบับแบบเปิดฝา ใช้ถาดด้านข้าง (Bypass) หงายด้านที่มีตัวหนังสือขึ้น - โหมดประหยัดพลังงานของเครื่องถ่ายเอกสาร (ช่วยลดเวลาในการรันเครื่องเมื่อต้องการใช้งาน)
- การปิดเครื่องถ่ายเอกสารอย่างถูกวิธี เมื่อหน้าจอเปิดใช้งานอยู่ หรือเครื่องอยู่ในโหมดประหยัดพลังงาน ให้กดปุ่ม Power ค้างไว้สักครู่ ไฟที่ปุ่มจะกระพริบ เมื่อไฟหยุดกระพริบแล้ว จึงกดสวิตซ์ปิดเครื่อง จะช่วย Save Hard disc ของเครื่อง
- เมื่อเครื่องมีปัญหาที่ไม่สามารถแก้ไขเบื้องต้นได้ให้โทรศัพท์แจ้งที่บริษัท ฮิโตะ (ประเทศไทย) จำกัด หมายเลข 02-814-1818 ต่อ 204 โดยแจ้งว่าโทรจาก คณะพยาบาลศาสตร์ (บางกอกน้อย/ศาลายา) แจ้งรุ่นเครื่อง kyocera 4500i หมายเลขเครื่อง และแจ้งปัญหาของเครื่องให้พนักงานทราบ” ทางบริษัทฯ จะส่งช่างไปซ่อมเครื่องภายใน 1-2 วันทำการ
ข้อควรระวัง การใช้กระดาษ Recycle ในการถ่ายเอกสารควรตรวจสอบว่าได้นำลวดเย็บการดาษออกจากกระดาษ Recycle ให้หมด เพราะหากมีลวดเย็บการดาษติดเข้าไปในเครื่องถ่ายเอกสารอาจทำให้เครื่อถ่ายเอกสารมีปัญหา เป็นรอยดำ ซึ่งแก้ไขให้รอยดำนั้นหายไปได้ยาก
ประเด็นแลกเปลี่ยน
- การส่งซ่อมเครื่องถ่ายเอกสารแต่ละหน่วยงานควรส่งซ่อมเองหรือส่งซ่อมผ่านหน่วยงานกลาง เช่น งานพัสดุ หรือหน่วยอาคารและสถานที่
ตอบ เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการดูแลรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร จึงขอให้เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานหรือภาควิชาเป็นผู้ดูแลเครื่องถ่ายเอกสารและประสานกับบริษัทในกรณีที่เครื่องถ่ายเอกสารมีปัญหา แต่หากเจ้าหน้าที่ในหน่วยงานหรือภาควิชาไม่สะดวกจะติดต่อกับบริศัทโดยตรง ก็อาจให้หน่วยอาคารเป็นผู้ติดต่อประสานงานให้ได้ แต่อาจใช้เวลาในการติดต่อมากกว่าที่หน่วยงานประสานงานเองโดยตรง ในส่วนของการเก็บประวัติของเครื่องถ่ายเอกสารแต่ละเครื่อง หน่วยอาคารจะขอประวัติเครื่องถ่ายเอกสารแต่ละเครื่องจากบริษัทรวบรวมไว้ - การเบิกหมึกเครื่องถ่ายเอกสารเบิกอย่างไร
ตอบ แต่ละหน่วยงานส่งใบเบิกไปที่งานคลังและพัสดุได้โดยตรงเพราะเป็น Cost ของแต่ละหน่วยงาน - ไฟล์ที่สแกนได้เป็นไฟล์ในรูปแบบใด
ตอบ ไฟล์ที่ได้จะเป็น PDF File
คณะกรรมการพัฒนาองค์กรแห่งการเรียนรู้และการจัดการความรู้ จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ชุมชนนักปฏิบัติ กลุ่ม NS Smart Office ครั้งที่ 9/2558 ซึ่งเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของงานบริหารจัดการ เรื่อง ใช้เครื่องถ่ายเอกสารยังไงให้คุ้มค่า เมื่อวันพุธที่ 24 มิถุนายน 2558 เวลา 12.00-13.00 น. ณ ห้อง 501 ชั้น 5 คณะพยาบาลศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล โดยมีนางสาวพรชนก เวสา เป็นวิทยากร